Mẹo gom đơn, gộp hàng để tối ưu phí vận chuyển từ Trung Quốc về Việt Nam

Nhập hàng từ Trung Quốc ngày càng phổ biến với các shop kinh doanh online và doanh nghiệp nhỏ. Nhiều người chỉ chú ý đến giá sản phẩm và phí ship nội địa trên Taobao, Tmall, 1688 hoặc Alibaba, nhưng chi phí tác động lớn nhất lại nằm ở vận chuyển quốc tế về Việt Nam. Vì vậy, việc gom đơn và gộp kiện trở thành giải pháp quan trọng để giảm chi phí.

Gộp hàng đúng cách giúp tiết kiệm phí tính theo cân nặng hoặc kích thước, đồng thời hạn chế giao thiếu, thất lạc hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Với các shop nhỏ nhập hàng thường xuyên, việc tiết kiệm vài trăm nghìn đến vài triệu đồng mỗi lô hàng sẽ tạo ra chênh lệch đáng kể trong tổng chi phí. Do đó, nắm vững nguyên tắc gộp hàng và lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp là bước quan trọng để tối ưu hóa lợi nhuận.

1. Vì sao cần gom đơn khi nhập hàng Trung Quốc

Khi đặt hàng từ nhiều shop khác nhau, mỗi shop sẽ gửi hàng về kho Trung Quốc theo từng kiện riêng. Điều này dẫn đến việc phát sinh nhiều lần phí ship nội địa Trung Quốc, phí đóng gói và phí vận chuyển về Việt Nam. Mỗi kiện nhỏ đều có mức giá tối thiểu theo quy định, nên càng nhiều kiện, chi phí tổng cộng càng tăng. Ngoài ra, việc theo dõi nhiều mã vận đơn khiến người mua khó kiểm soát, có nguy cơ nhận thiếu, sai mẫu hoặc thất lạc một phần hàng.

Gộp các kiện nhỏ thành một kiện lớn giúp giảm số lần tính phí và tận dụng tính chất chia đều chi phí vận chuyển theo trọng lượng. Theo thống kê từ các đơn hàng của khách dùng dịch vụ tại Inpo Logistics, nhiều shop kinh doanh phụ kiện thời trang, giày dép, đồ decor nhỏ hoặc mỹ phẩm có thể tiết kiệm từ 200.000 đồng đến hơn 2.500.000 đồng nhờ gộp kiện đúng phương pháp. Đối với khách nhập hàng thường xuyên, con số này có thể lớn hơn nhiều khi cộng dồn theo tháng.

2. Nguyên tắc gộp hàng đúng cách để tiết kiệm chi phí

Gộp hàng không phải cứ gom tất cả vào một kiện là tiết kiệm. Có những nguyên tắc cơ bản cần hiểu rõ trước khi thực hiện.

Trước hết, phải xác định đúng địa chỉ kho nhận hàng tại Trung Quốc. Mỗi đơn vị vận chuyển sẽ có kho riêng và nếu khách đặt hàng về sai kho, phí ship nội địa sẽ tăng rất cao. Vì vậy, trước khi thanh toán, người mua nên điền đúng địa chỉ kho được cung cấp. Inpo Logistics hỗ trợ khách hàng bằng hệ thống kho tại các khu vực trọng điểm như Quảng Châu, Phúc Kiến hay Chiết Giang để giảm quãng đường vận chuyển nội địa Trung Quốc và tránh phí phát sinh.

Nguyên tắc tiếp theo là phân loại hàng trước khi gộp. Không nên gộp chung các loại hàng có trọng lượng lớn như đồ cơ khí, kim loại, máy móc với các sản phẩm cồng kềnh hoặc dễ vỡ. Hàng nhỏ nhẹ như phụ kiện thời trang, quần áo, giày dép hoặc đồ gia dụng size nhỏ là lựa chọn phù hợp để gộp. Nếu gộp sai loại hàng, chi phí có thể tăng ngược do phí tính theo kích thước hoặc do phải bọc kỹ nhiều lớp.

Một nguyên tắc quan trọng khác là gộp hàng theo thời điểm. Nếu đặt hàng rải rác quá nhiều ngày, các kiện đến kho không đồng thời, gây chậm trễ hoặc buộc phải tách kiện riêng để không làm chậm lịch vận chuyển. Khách hàng nên lên kế hoạch đặt hàng trong phạm vi từ 48 đến 72 giờ để tối ưu thời điểm hàng về kho. Khi sử dụng hệ thống của Inpo Logistics, khách hàng có thể theo dõi hàng về kho theo thời gian thực và chủ động yêu cầu gộp kiện khi đủ số lượng.

3. Những sai lầm thường gặp khi gộp đơn hàng Trung Quốc

Người mua hàng, đặc biệt là người mới nhập hàng lần đầu, thường mắc phải nhiều sai lầm khiến việc gộp hàng trở nên kém hiệu quả. Một trong những sai lầm phổ biến nhất là gộp hàng mà không phân loại theo đặc tính kích thước và trọng lượng. Điều này dẫn đến việc tăng phí kích thước đối với hàng cồng kềnh hoặc tăng phí cân nặng đối với hàng kim loại, máy móc.

Sai lầm thứ hai là không yêu cầu kiểm hàng trước khi gộp. Một khi đã gộp thành một kiện lớn, việc trả hàng hoặc khiếu nại với người bán trở nên phức tạp hơn. Việc kiểm tra số lượng, mẫu mã, kích thước, chất lượng hàng hóa trước khi gộp giúp tránh rủi ro nhận hàng lỗi hoặc sai mẫu.

Sai lầm cuối cùng là tự đóng gói và gộp hàng mà không hiểu về quy chuẩn vận chuyển quốc tế. Một số mặt hàng dễ vỡ, méo hoặc bị oxy hóa, nếu không được bọc và gia cố đúng cách sẽ hư hỏng khi vận chuyển đường bộ hoặc đường biển. Do đó, việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp từ các đơn vị logistic là giải pháp an toàn hơn.

4. Gộp hàng tối ưu khi sử dụng Inpo Logistics

Inpo Logistics hỗ trợ gộp kiện miễn phí, kèm hệ thống quản lý mã hàng rõ ràng. Mỗi kiện khi nhập kho đều có mã riêng, khách hàng dễ dàng kiểm tra thông tin trên ứng dụng. Dịch vụ kiểm hàng theo yêu cầu giúp chụp ảnh thực tế, đếm số lượng, đối chiếu mẫu mã và phát hiện lỗi trước khi tiến hành gộp kiện. Với hàng dễ vỡ, Inpo có tiêu chuẩn đóng gói riêng để giảm rủi ro trong quá trình vận chuyển quốc tế.

Inpo cũng tư vấn phương án vận chuyển phù hợp theo đặc tính hàng hóa. Khách nhập hàng có thể lựa chọn vận chuyển tiết kiệm hoặc vận chuyển nhanh, tùy mục đích kinh doanh. Việc phân tích đúng đặc tính hàng giúp khách hàng giảm chi phí và nhận hàng đúng thời gian dự kiến.

Kết luận

Gộp đơn và gom hàng khi nhập hàng Trung Quốc là một phương pháp hiệu quả để tối ưu chi phí vận chuyển. Người mua cần hiểu rõ nguyên tắc đúng kho nhận, đúng loại hàng và đúng thời điểm đặt hàng. Khi kết hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ logistics uy tín như Inpo Logistics, việc gộp kiện không chỉ giúp giảm chi phí mà còn hạn chế rủi ro thất lạc, sai mẫu hoặc hư hỏng hàng hóa.